Software Production Management

I’ve been working on digital agencies since I got my B.Sc. degree. It has been a long way working with several people who has been using the Internet as a marketing place. I’ve heard a lot of cool and fancy terms: from B2B, B2C, relational marketing, e-marketing to Web 2.0, Project Management 2.0, Business 3.0. But it is time to use this BS (blog space) to promote my own perception.

IMPORTANT NOTE: I have been working for small, mid, a big companies in Latin America, so when I wrote “my own perception” I meant “my own perception of the Latin America digital agencies’ business”.

The fact

The whole advertising industry is living a change Era. The digital life is here, and the most of the agencies do not have the power to deliver what is needed. However all of them want a slice of the pie. You can see it everywhere: Most of the cases those are only fancy names for business units with no more than three or four guys, sharing resources between other units, or with unskilled resources, expensive managers but cheap developers and digital designers (designers who deliver quality digital outcomes).  Few names are: Wunderman Interactive, iLeo, JWT Digital, Ogilvy Interactive, and the list goes on. I will not say those companies do not deliver their work, I say those companies do no have what they said they have, and for production items, it is ok, but for strategy purposes… ? Would you give your money to a financial consultant who do not have any expertise?

Most of the agencies do not have digital strategist or believes that anyone with a little understanding of what Web is -because uses a Hotmail account and knows who to unblock the PC without calling IT-  or what has been successful projects in other regions will work here -the Copy&Paste model”.

Most of the companies do not have PMO’s -even the company I work for, what a shame! . For some companies, even project manager is not a role. – PLOP. Colombian expression for a big WHAT?

Most of the companies believes that digital is like traditional and also believes that everything can be done. I can say, I’m a innovator, I really do like to innovate, it is my passion, I need to innovate to keep me motivated. However, innovation should be -on digital agencies- a conjunction of two ideas, the creative and the technical. It is a shame when creative leaders have a great idea, client services sell the idea to the client, the client approves the idea and then the execution cannot be done due to technical limitation or the most common scenario: it cannot be done as the client wants, within the time and cost – how does triple restriction sounds to you?.

Technical team has become the pariahs -IT Crowd TV Series?- and creative team believes that they have the truth, and only real good developers and technical leads will solve the problems. Most of us vote for a president or governor with the same ideal!

My humble opinion

Digital Life is here, and agencies should keep doing what they do best, however digital cannot be the “another biz”, it should be an integrated part of the creative process that will deliver a whole new experience, brand perception, promotion or whatever. Digital is no more digital as itself, it is Physical and Digital as one. because people will demand more homogeneous solutions. Keep Facebook in your mind and compare the following questions: how many people in the world use Flickr? -include poor and developing countries. How many people use EventBrite? Or Google Sites? common people, parents, grandparents? Facebook put things together to deliver a simple solution. Now, my dad uses it, young people, old people. They can upload pictures, share videos, create events, invite people, ALL IN ONE, nobody taught them, there is no book to learn to use Facebook -ok probably there are a few, but did you own one?

There is a whole new world of opportunities for digital, however digital should be an integral part of the original idea conception -there is nothing more frustrating than see people thinking about big ideas, and then asking: “What we should do to include digital? Client demands digital!” – What? (PLOP again and again) Digital should be part of the main idea and not an additional piece.

Misunderstanding

Digital creative and SW development are not the same. I’m tired. I repeat this every day at work but nobody seems to listen. Digital creative is not software development. It looks like the same, BUT IT IS NOT. Development is a formal process -a real formal one, with architecture, design, development, testing, includes documentation, code review, OMG the list could be huge. How many times and agency delivers the documentation of the project? Documentation of their latest TV commercial? Post Mortem, Metrics? Iterations?. Development is a science like math, creative is an art. NOT THE SAME

Maintenance is not a project. As project manager I recognize what is a project, and what is not. Maintenance is not a project. Digital agencies fails delivering maintenance due to the resource management. Most of the time, digital development also include software products, software products has a different lifecycle. So do not ask why IBM got the job -they took GM away from our side few years ago, so keep it in mine from Digital Creative to pure IT and coding company. Creative conception will be an initial part, maintenance do NOT include creative conception, and probably will be related to code, integration and infrastructure subjects.

Traditional creative can be repeatable task for traditional agencies, but not for software. Software products could take years to deliver an initial release! -KEEP IN MIND YEARS AS 365 and little bit more days! So please stop requesting projects of 2 months that include SW development -like a CMS, a CMS customization, MMOG, MMOC or any other atrocity.

Software Architect and Software Designers are not coders. Coders are Coders. Are you assigning standard developers to deliver highly detailed interaction diagrams?. Please HAVE THE RIGHT PERSON TO DO THE JOB. If you persist in your idea to develop SW -oook it is your call-, but please assign real architects and designers. BTW: Wireframes sucks, wireframes are not technical documents, UML people LOL every time digital agencies say “our technical documentation includes wireframes” – PLOP!

Few TIPS

Keep doing your job. It is a good job, it is not a bad one, just be part of the solution, try not to be the problem.

Choose a model, you can be creative and use technical partners to deliver SW -again if you persist in your idea of developing software. However there are other options like “reuse” -do not reinvent the wheel! most of eMarketing software needs were developed already. However if you have a crushing new idea, do not treat the SW development as something that can be done by anyone. Good software products requires excellent teams and a LOT of time, so what if you want an excellent software product? You need the best -ask Google if you do not believe me.

Choose a side: It is like StarWars, you cannot be a creative-oriented company and a software development- oriented company, you should choose a side. The good thing is you can always have partners on the other side, there is not a war between sides.

Es algo curioso, pero hace unos meses un amigo me preguntó ¿por qué es necesaria una PMO?. A mi mente vinieron muchas razones, muchas las he leído en libros, blogs y comunidades de Project Managers, y por supuesto, por lo que dice el papa de los pollitos a.k.a PMI. Pero bueno, yo se que la teoría dice también muchas cosas sobre muchas cosas, pero al final siempre queda la sensación de “y como voy yo ahí”, o “eso como aplica a mi empresa”, así que he decidido colombianizar un poco las razones por las que se necesita una PMO, no sin antes hacer algunas aclaraciones – algunas de ellas tomadas de posts anteriores.

Aclaraciones

1. Su empresa ya está funcionando bajo un esquema de proyectos. Es decir, para ud. parte de la operación de la compañía son proyectos.
2. En su grupo de trabajo o dentro de la compañía hay Project Managers o Gerentes de Proyecto -si estos existen, sin importar cuanto poder tengan dentro de la estructura organizacional, es porque su operación requiere de personas “accountable” por la ejecución -a quien pedirle cuentas o reporte de avance.
3. El volumen de proyectos ejecutados es parte importante de la operación y representa de igual manera un buen trozo de los ingresos.

Razones

Las aclaraciones anteriores construyen un buen escenario sobre el cual la PMO empieza a ser algo requerido, y no deseable. Y no estoy diciendo que otras empresas no requieran PMOs, simplemente digo, que si ud. ya esta viendo estos tres elementos, es importante que considere seriamente implementar una PMO, por tres razones, tiene el equipo de personas, que represetan parte importante del ingreso de la compañía e impactan en su operación diaria. Por consiguiente, algunas de las razones colombianizadas por las que debería implementar una PMO:

1. Si los proyectos generan ingresos, ud. sabe como estandarizar el cálculo de la operación y ejecución para evaluar la rentabilidad de sus proyectos? Probablemente en Colombia, sin PMO, ud, simplemente asume que si le alcanza para pagar la nómina, y le sobra, es suficiente. La función principal de una PMO es estandarizar y coordinar los esfuerzos realizados por los gerentes de proyecto para hacerles la vida más simple.
2. Los recursos son asignados de manera efectiva y eficiente. Aunque una PMO no reemplaza una oficina de recursos humanos, la PMO estandariza y clasifica los requerimientos de modo tal que los proyectos pueden calificar y cuantificar el personal o equipo de trabajo requerido para efectuar una labor. De la misma forma, es posible que produzcan un esquema de costos asociados por recurso para garantizar que desde la planeación -que efectúa el PM- el cálculo de costos es mucho más preciso.
3. La información histórica es parte fundamental de una buena y eficaz planeación, por muchas razones, pero principalmente porque, lo que ya ha sido ejecutado, esta indexado y es de ÚTIL USO para los proyectos futuros -y no están en un archivo llenándose de polvo; y hace parte de un proceso de post-mortem que nos ayuda a identificar “que no volver a hacer” y “que repetir”.

En términos prácticos la oficina de proyectos ofrece una manera estructurada de organizar y congregar a los gerentes de proyecto y sus proyectos. Aunque la PMO no ejerce management directo sobre los proyectos, si puede supervisar, controlar e incluso tercerizar (al mismo interior de las compañías) algunos procesos. Son útiles para estandarizar la documentación y formalizar el proceso de planeación y estimación.

Recuerde, si quiere o piensa que debería tener una PMO es porque ya tiene proyectos en ejecución -por simples que sean- y ud. es conciente de las deficiencias en los procesos, y el “reporting” del avance y los resultados. Una PMO no resuelve proyectos pero si ayuda a que la labor de management sea más formal y simple, de modo que los gerentes de proyecto se concentran mejor en el monitoero y control de la ejecución mientras ud. (como gerente, director o jefe) está más informado del avance y la rentabilidad de los proyectos.

Hace mucho tiempo estaba pensando en montar un negocio, esos que uno ve en las noticias, de niños de 22~23 años que se niegan a recibir cientos de millones de dólares por sus ideas. Y pensé, carajo yo también quiero. Hoy por fin tuve una visión, eso que todos le venden a uno como la gran idea, pues yo tuve mi propia idea: kit viajero para coders. El primer, completo y único kit viajero para real coders, de esos que reciben las piezas de los diseñadores a escasos minutos de la entrega final, de esos que reciben los requerimientos del cliente, un día antes de la puesta en producción.

Algo que nunca me enseñaron en la escuela (universidad) es que al terminar mis estudios y entrar al competitivo mundo laboral de la programación -uno de los oficios más demandados en la actualidad, y por ende de los más “perrateados” (cualquiera programa, cualquiera en el planeta, a cualquier precio: i.e cualquiera’s job!) – es que siempre, o casi siempre tendríamos que responder por el trabajo de los demás. Es curioso, pero así es.

Hace unos seis meses compré un iPhone (no 3G por supuesto), le ejecuté algunos programas básicos que me permitían un uso decente de semejante capacidad de procesamiento y usabilidad. Eso sí, cuando me tocaba reiniciarlo o la bien conocida técnica de “apagar y prender”, yo no llamaba al señor de la tienda a decirle: “mi respetado señor, su trabajo es una porquería, este aparato NO sirve”. Claro, yo soy una persona inteligente y sé, de antemano, que la persona es simplemente un vendedor, que muy seguramente conoce menos del dispositivo de lo que yo como consumidor Geek puedo saber. AHORA BIEN, porque cuando a un programador -sobre todo de estos programadores que trabajan en “la web” haciendo aplicaciones, sitios, o construyendo experiencias de usuario- entrega su trabajo y este resulta en errores, se le juzga automáticamente y se asume que es el culpable.

Sabían que muchas veces, en los procesos de integración de aplicaciones -i.e. yo cliente tengo esto, fulano mi proveedor X tiene esto otro, y mengano mi proveedor Y tiene esto otro- el que más difícil la tiene es el que hace que todo luzca bonito. Claro, si yo tengo un desarrollo bajo mi total dominio -como reza PRINCE2- pues seguramente soy el culpable, el problema es que la última vez que tuve un proyecto con esas características estaba en segundo semestre de ingeniería.

Dadas las condiciones del coder colombiano (probablemente aplique para el 99% de los coders del mundo), he decidido crear este KIT VIAJERO, ese que no te dan en el nuevo trabajo, pero que necesitas en todo proyecto en el que estés trabajando. A continuación, la breve descripción de su contenido. Nota: Viene en un lindo maletín negro de ThinkGeek, un botón/prendedor de Linux o Kill Bill y una taza de café con el logo de Java – ThinkGeek y Sun Java son marcas registradas.

• Gorro y guantes de lana: para las frías noches de coding
• Llavero con el slogan – “no te quedes dormido, aún puedes escribir más líneas de código”: para que puedas cargar tu propia copia de las llaves de la oficina. Super necesario en tu primera asignación. Nota: Puedes solicitar grabar sobre el llavero en bajo relieve la clave de la alarma (casi siempre 123456).
• Descansamanos con calefacción: Probablemente necesitaras uno
• Juego de letras para el teclado (viene en negro o blanco): Si estas reusando el equipo de otro coder, lo mas seguro es que las letras ya no se vean con claridad
• Mouse: Este mouse óptico y sin cables es muy útil para reemplazar el que posiblemente “te suministren” en la oficina.
• Almacenamiento portátil (Tiene un costo adicional)
  • Opción 1- Disco duro portátil de 1TB: Ya es costumbre, probablemente necesitaras espacio para almacenar el trabajo propio y de otros
  • Opción 2 – Servidor de archivos: Muy conveniente para trabajo en equipo ya puedes instalar un SVN y WebServer para compartir archivos e información. Evita la interminable respuesta de “no tenemos espacio en los servidores para un nuevo proyecto, si quiere puede solicitar formalmente la compra de más equipos” – claro ellos no recuerdan que el proyecto es para dentro de dos semanas.
• Rodilleras y Vaselina por 900grs: Esto no creo que necesite explicación. Si no entiendes, probablemente nunca has sido coder, en un proyecto que no hiciste, que te toca terminar y que es para mañana EOD.

Por precaución: Este post es un chiste, si alguien decide lanzar este Kit, me alegro y esperaría regalías. Espero no recibir comentarios como “cuánto vale” y “donde lo puedo conseguir”.

Uno de los problemas más complejos durante una reestructuración es, sin lugar a dudas, el recorte de personal. Tras sobrepasar los obstáculos personales que nos vinculan emocionalmente a nuestros empleados y compañeros, es posible evaluar con cabeza fría y tomar una decisión racional, que –si somos buenos jefes- garantice la continuidad de la compañía, su capacidad operativa, y desde luego un ambiente laboral adecuado y de confianza. Digo confianza porque muy a pesar de lo que parezca, las mejores decisiones no siempre son las más fáciles, pero si estas decisiones afectan positivamente o evitan un impacto negativo en la cotidianidad de la mayoría de los afectados, es de común acuerdo y consenso que la decisión se debe aceptar y apoyar.

Sin embargo, luego de los despidos, vienen las fusiones de unidades, las reasignaciones de responsabilidades, el desorden pre-orden. Esta etapa de es de sumo cuidado, y lastimosamente muchas veces existe una desconexión entre la primera fase (recorte) y la reestructuración –irónico pero simple de explicar. Los recortes de personal son pensados en función del presupuesto, del costo operativo, y sólo después de enfrentar el recorte, es prudente reasignar funciones y por ende pensar en una reestructuración organizacional.

Mi punto de vista es que debería ser al revés, ya que, al pensar el cambio en función de la reestructuración, las transiciones a las nuevas funciones y estructura, se traducen deductivamente en recortes de unidades o cargos obsoletos.

Qué curioso es ver personas en función de la reestructuración, pero, ¿qué es acaso una crisis o cambio, si no más que un momento de oportunidad para un reposicionamiento estratégico dentro de la compañía? –claro si no haces parte del grupo del recorte.

Es una pequeña reflexión sobre las reestructuraciones en tiempos difíciles –como los que vivimos hoy en día, que concluyo con una simple frase: Las buenas decisiones no siempre son las más sencillas. Lo malo es que alguien tiene que tomarlas y otros tienen que asumirlas.

I’m tired about the eternal manager’s expression about Coders: “I need this finished by tomorrow morning, how many developers do you need?”

What? Are you serious? How many idiots do I need to replace you… I think. However there is an urban myth about coding: coding is a simple thing. It probably started when non-professional-coders start building their “own applications” using  in Visual Basic, MS Access and MS Excel. There is something that they should know: Good software is not only a good idea, it should be built by good coders -trained people- using best practices, lead by senior system designers or at least experienced developers. It is not like include a formula inside a spreadsheet cell. NO! It suppose an understanding of the used programming paradigm (OO, Aspect, functional) and also a lot, lot of experience.

For those who believes that more coders will solve the timing problem I will say this: Coding is not like Peeling Potatoes, you cannot add more developers to work on the same code. If you didn’t plan it since the beginning -to have a lot of coders-, you cannot just add people like blocks, they need to be involved in a serious development process.

Stop asking pm’s, lead coders or senior developers to add mode coders! IT DOESN’T WORK LIKE THAT! CODING IS NOT LIKE PEELING POTATOES – In plain Colombianish: Echar código no es hacer arepas!