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Y sucedió lo impensable

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Hoy he sentido algo similar a lo que sentí cuando mis padres me contaron que Santa -a.k.a. Papá Noel, Niño Dios, y San Nicolas, entre otros- no existía. Ahora tengo un gran vacío en mi interior. Google Mail retornó error HTTP502.

Servicio de Google Mail fuera de línea

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Retos de la gerencia de proyectos

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He aquí algunos de los retos de la gerencia de proyectos, y lo que en mi opinión puede ser una estrategia de solución.

Retos

  1. Equipos geográficamente dispersos. Hoy en día es muy común tener proyectos dispersos. Las compañías globales no limitan sus proyectos a la disponibilidad de recursos locales y disponen de su capacidad productiva. Sumado a esto encontramos empresas dedicadas al offshoring u outsourcing, lo que hace aún más común este escenario.
  2. La herramienta equivocada para el trabajo. Muy a pesar de la tendencia de trabajo globalizado, el uso de herramientas standalone o de escritorio es muy popular Microsoft Project y Microsoft Excel son aplicaciones que se usan abiertamente para el seguimiento y control de los proyectos, curiosamente ninguna de estas esta diseñada para trabajo colaborativo o disperso. Acaso muchos de nosotros recibimos archivos por correo electrónico? o estos archivos son cargados en un servidor y un correo es enviado con la frase “en la URL xx puedes encontrar el archivo”?
  3. Mala administración de los miembros del equipo y los recursos. Por muchas razones esto sucede, puede ser por mala planeación al interior del proyecto ó por problemas de planeación y/o disponibilidad de recursos en la compañía. Esto sucede muy a menudo cuando la demanda es superior a dos factores: la capadidad operativa y la organización (orden y formalidad de los procesos).
  4. Tiempo perdido en busca de la documentación perdida. Para muchos, la oficina de proyectos es sólo una oficina más. Muchas de estas oficinas no se han tomado la molestia de organizar sus activos y formalizar la documentación de modo tal que los gerentes de proyecto tengan acceso a esta información de manera rápida y eficiente. Dado que las herramientas utilizadas en la mayoría de proyectos es una herramienta de escritorio, disponer de la información que permita simplificar u optimizar procesos y actividades a futuro es dispendiosa por demás compleja.
  5. Tiempo perdido en reuniones de seguimiento -reunióncitis crónica. Los problemas de comunicación se hacen evidentes ante los puntos mencionados. La mayoría de los casos estas reuniones son repetitivas pero apuntan a diferentes grupos dentro de la organización. Ejemplos: reunión técnica de seguimiento, reunión de seguimiento, reunión con los jefes, reunión con el cliente, etc.

La solución

La solución no es más que la utilización de herramientas adecuadas que faciliten la interacción entre los individuos. Como gerentes de proyecto es difícil modificar las condiciones externas al proyecto que son inherentes a la cultura organizacional -como asignar el mismo recurso a varios proyectos porque “es que el chino es un berraco” o modificar el grupo de trabajo porque “este proyecto es de prioridad UNO” -que no es mas que otra cosa que, el cliente se aburrio de nosotros asi que hay que simular que somos los mas proactivos.

La solución supone una estrategia, más alla que un producto, cada organización tiene diferentes necesidades y diferente infraestructura tecnológica que supone modificaciones en la percepción sobre las aplicaciones. No obstante surgen simples soluciones como el Google Sites, o Google Code, SourceForge entre otros. Las herramientas existen, incluso Drupal, un administrador de contenido web (WCMS) puede ser utilizado como herramienta de comunicación y gestión de la información. El seguimiento del esfuerzo puede ser manejado mediante herramientas simples como XPlanner.

La clave del éxito es garantizar que las iniciativas se consolidan en una solución simple de usar, fácil de integrar y omnipresente.

Presentación en Campus Party

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Durante la charla de gerencia de proyectos

Gracias a todos los que me acompañaron en la presentación sobre Gerencia de Proyectos con Herramientas de Software Abierto, que dí hoy (sábado 28 de junio) en Campus Party Colombia. Tengo que admitir que tenía algún temor ya que el tema podría considerarse como un verdadero ladrillo. Sin embargo la acogida entre los asistentes y la participación con preguntas fue insuperable.

Gracias especialmente a Iván Sosa, quien me contactó con los organizadores y me ayudó a obtener un espacio para mi charla. Gracias a César Trujillo (jefecito), por apoyarme y colaborarme con los últimos detalles de la presentación. Gracias a mi familia -a mi esposa sobre todo- quién no me vió acostarme los últimos 3 días.

Pueden descargar la presentación usando el enlace disponible en la barra y bajo este artículo, o verla a través de Slide Share.

  GerenciaProyectos-SoftwareLibre (756.5 KiB, 75 hits)


Campus Party Colombia

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Foto de \Comenzó el Campus Party edición/versión Colombia. Tras meses de espera y ansiedad por fin mis días son de emoción y alegría. Apoyo 100% este tipo de eventos porque le dan validez a las iniciativas tecnológicas de muchos colombianitos jóvenes que buscan innovar y encuentran en estos espacios oportunidades de colaborar, aprender y ser reconocidos. En mi primera visita ví muchos invitados, asistentes, y sobre todo buena energía  -como me lo esperaba.

Mañana viernes 27, estaré intentando presentar una breve introducción a la gerencia de proyectos de software. Creo que sera más una presentación que intente generar expectativa en estos jóvenes y desde luego espero que al menos el 1% logre evitar los errores que cometí yo cuando tenia su edad -tiempo atrás en mis épocas de universitario. El reto:  hacer atractivo el tema de gerencia de proyectos en los geeks. TIP MENTAL: definitivamente no empezar la charla con Valor Ganado, o Control de Presupuesto o Procurement :-D

Projects are about humans

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I  have to say it first. The title is not mine, I took it from Project Shrink -so before you say I’m using that phrase without notice its origin, take a look to that great blog.

It is true, software development projects are not about computers, languages, compilers, IDE, projects are about humans, and as Bas de Baar says, you have to deal with that!. Before I got promoted to PM, four or five years ago I was a very very happy programmer thinking about how beautiful is to have one problem to solve in front of your computer. It happens all the time for the programmers, they have all their neurons working on the same problem, suddenly they got to pee and during the bathroom time nothing else happens. So at the end when they come back to their desktops they can continue working on the same issue. However project managers deal with humans instead of computers -like their counterparts programmers. So they got to pee, and during the bathroom time the whole word changes because two or even three programmers got to pee too so at that exact moment everything will be late and the PM will not be able to deliver the expected result!

Only now during my reading of one of the Bas de Baar articles I notices that I’m not the only one and found that there are many programmers like me that were suddenly promoted to PMs. Now, few years after and with a little (really little) deeper knowledge about project management I say: Dude you’re so right: humans are the root cause any situation for good or bad, so as project manager you have to deal with them in order to reduce their own chances to impact the project progress.

PM should become the leader and the most pure influencer in order to get the things done. PM could not be a experienced developer, but for sure has to have both of the skills mentioned above to increase their chances to become a succesful PM.

Nuevamente en el Blog

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Luego de una larga ausencia y de un poco de trabajo de traducción, escribo nuevamente en este mi blog Simple ProjectZ. Es dificil decidir sobre el idioma, curiosamente la blogosfera asociada al tema de gerencia de proyectos es inexistente o muy insípida en español y demasiado extensa en inglés.

Por lo que sin agüeros he decidido empezar a escribir en español, seguramente traduciré algunos de los artículos que considere relevantes y desde luego espero una participación mas cercana.

La iniciativa de desarrollar una plataforma de herramientas para simplificar nuestra labor gerencial sigue en firme.

Moving to Castellaño

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I’ve been decided to move my blog to Castellaño -Spain. I will keep posting some articles in English, but I think Spanish will simplify my blogging mode :-)