Simplificar la Gerencia de Proyectos de TI

Es algo curioso, pero hace unos meses un amigo me preguntó ¿por qué es necesaria una PMO?. A mi mente vinieron muchas razones, muchas las he leído en libros, blogs y comunidades de Project Managers, y por supuesto, por lo que dice el papa de los pollitos a.k.a PMI. Pero bueno, yo se que la teoría dice también muchas cosas sobre muchas cosas, pero al final siempre queda la sensación de “y como voy yo ahí”, o “eso como aplica a mi empresa”, así que he decidido colombianizar un poco las razones por las que se necesita una PMO, no sin antes hacer algunas aclaraciones - algunas de ellas tomadas de posts anteriores.

Aclaraciones

1. Su empresa ya está funcionando bajo un esquema de proyectos. Es decir, para ud. parte de la operación de la compañía son proyectos.
2. En su grupo de trabajo o dentro de la compañía hay Project Managers o Gerentes de Proyecto -si estos existen, sin importar cuanto poder tengan dentro de la estructura organizacional, es porque su operación requiere de personas “accountable” por la ejecución -a quien pedirle cuentas o reporte de avance.
3. El volumen de proyectos ejecutados es parte importante de la operación y representa de igual manera un buen trozo de los ingresos.

Razones

Las aclaraciones anteriores construyen un buen escenario sobre el cual la PMO empieza a ser algo requerido, y no deseable. Y no estoy diciendo que otras empresas no requieran PMOs, simplemente digo, que si ud. ya esta viendo estos tres elementos, es importante que considere seriamente implementar una PMO, por tres razones, tiene el equipo de personas, que represetan parte importante del ingreso de la compañía e impactan en su operación diaria. Por consiguiente, algunas de las razones colombianizadas por las que debería implementar una PMO:

1. Si los proyectos generan ingresos, ud. sabe como estandarizar el cálculo de la operación y ejecución para evaluar la rentabilidad de sus proyectos? Probablemente en Colombia, sin PMO, ud, simplemente asume que si le alcanza para pagar la nómina, y le sobra, es suficiente. La función principal de una PMO es estandarizar y coordinar los esfuerzos realizados por los gerentes de proyecto para hacerles la vida más simple.
2. Los recursos son asignados de manera efectiva y eficiente. Aunque una PMO no reemplaza una oficina de recursos humanos, la PMO estandariza y clasifica los requerimientos de modo tal que los proyectos pueden calificar y cuantificar el personal o equipo de trabajo requerido para efectuar una labor. De la misma forma, es posible que produzcan un esquema de costos asociados por recurso para garantizar que desde la planeación -que efectúa el PM- el cálculo de costos es mucho más preciso.
3. La información histórica es parte fundamental de una buena y eficaz planeación, por muchas razones, pero principalmente porque, lo que ya ha sido ejecutado, esta indexado y es de ÚTIL USO para los proyectos futuros -y no están en un archivo llenándose de polvo; y hace parte de un proceso de post-mortem que nos ayuda a identificar “que no volver a hacer” y “que repetir”.

En términos prácticos la oficina de proyectos ofrece una manera estructurada de organizar y congregar a los gerentes de proyecto y sus proyectos. Aunque la PMO no ejerce management directo sobre los proyectos, si puede supervisar, controlar e incluso tercerizar (al mismo interior de las compañías) algunos procesos. Son útiles para estandarizar la documentación y formalizar el proceso de planeación y estimación.

Recuerde, si quiere o piensa que debería tener una PMO es porque ya tiene proyectos en ejecución -por simples que sean- y ud. es conciente de las deficiencias en los procesos, y el “reporting” del avance y los resultados. Una PMO no resuelve proyectos pero si ayuda a que la labor de management sea más formal y simple, de modo que los gerentes de proyecto se concentran mejor en el monitoero y control de la ejecución mientras ud. (como gerente, director o jefe) está más informado del avance y la rentabilidad de los proyectos.